Bawaslu ALor Gelar Rapat Pengelolaan Ketataushaan Dan Kearsipan

Kalabahi, Humas Bawaslu ALor. Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Kabupaten Alor menggelar Rapat Dalam Kantor (RDK) Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan. Rapat dilaksanakan di Sekretariat Bawaslu Kabupaten Alor, Rabu (6/7/2022) Pukul 16.00 WITA-selesai.

Rapat dibuka oleh Ketua Bawaslu Kabupaten Alor, Dominika Deran, S.Pd. Menghadiri kegiatan,  Anggota Bawaslu Kabupaten Alor Amirudin Bapang, S.Pt serta Koordinator Sekretariat Ruth L. Kafelbang, SE. Tujuan pelaksanaan kegiatan ini untuk memberikan pemahaman dan bimbingan kepada staf tentang standar Ketatausahaan dan Kearsipan yang tepat, untuk mewujudkan SDM Bawaslu Kabupaten Alor yang mampu melakukan penatausahaan arsip dan pengarsipan dengan baik dan benar.

Deran dalam arahannya menyampaikan, Sebagai salah satu badan publik yang segala aktifitasnya di biayai dan berkolabrasi dengan banyak orang, tentu kearsipan ini menjadi bagian yang penting untuk menunjang kerja-kerja kita. Oleh karena itu,  lanjut Deran, sebagai pimpinan lembaga saya mengajak kita semua untuk  menyimak dan mendengar apa yang disampaikan, apa yang menjadi pembicaraan kita dalam kegiatan ini sehingga dalam implementasi kerja-kerja,  itu harus kita patuhi untuk mendukung berjalannya lembaga ini dengan baik dan tentu tidak menjadi satu permasalahan ketika kita berhadapan dengan persoalan-persoalan baik itu menyangkut kerja-kerja pengawasan maupun pengelolaan keuangan 

“ Bagaimana menata arsip, mengelola arsip, menyimpan entah itu arsip yang berkaitan dengan kerja –kerja kita sebagai lembaga pengawas pemilu, arsip yang berkaitan dengan administrasi umum, administrasi keuangan, tentu semua ini dokumen-dokumen yang sangat dibutuhkan dalam tahapan berjalan dan sesudahnya kemudian bisa juga menjadi sumber pembuktian ketika kita berhadapan dengan suatu persoalan atau masalah hukum”, ucap Deran dalam arahan.

Ditambahkan Koordinator Divisi (Kordiv) Sumber Daya Manusia dan Organisai Data dan Informasi Amirudin Bapang, S.Pt bahwa ketatausahaan dan kearsipan menjadi salah satu program kegiatan dari tahun ke tahun. Hal  ini menjadi catatan kita secara kelembagaan, bahwa sangat penting untuk dibicarakan, didiskusikan, dan ditindaklanjuti dengan baik,  karena kita tidak bisa mengabaikan salah satu proses ini. Kearsipan dan ketetausahaan  ini menjadi ujung tombak lembaga dalam memberikan informasi sekaligus menjamin kelembagan ini eksis sampai hari ini.

Bapang menuturkan, Penataan kearsipan yang rapi,  menjadi poin penting karena menunjukkan kedewasaan sebuah lembaga sekaligus akan menumbuhkan kepercayaan publik. “ kita tidak bisa acuh-tak acuh, mengabaikan semua proses yang terjadi di lembaga ini yang kemudian  tidak kita simpan atau arsipkan dengan baik. Karena misalnya kedepan ada hal-hal yang ikut membawa kita pada ranah tertentu, maka kearsipan inilah yang kemudian, dapat menjelaskan kepada publik dan membuktikan bahwa lembaga Bawaslu Kabupaten Alor sampai dengan hari ini telah maksimal menunaikan tugas” tegas Bapang.

“Kalo misalnya ada sebuah kegiatan yang kita lakukan lewat lembaga ini, tidak di dokumentasikan dan diarsipkan secara baik, apapun argumentasi kita terhadap publik orang tidak akan percaya, karena  kita tidak punya bukti yang menguatkan pendapat atau argument kita” ucap Amir.

Disampaikan bahwa, karsipan ini dilakukan oleh Bawaslu tidak pada masa-masa tahapan yang berjalan saja, namun dilakukan juga pada saat non-tahapan karena itu menunjukan kedewasaan kita sebagai lembaga sekaligus  menumbuhkan kepercayaan publik terhadap lembaga.

Kegiatan  dipandu Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten Alor Ruth L. Kafelbang dengan melibatkan 15 orang peserta yang terdiri dari unsur pimpinan dan Staf Sekretariat Bawaslu ALor. rapat diakhiri dengan diskusi. **Denjo