Perkuat Tata Kelola Lembaga, Bawaslu Alor Rapikan "Memori Organisasi" Lewat Rapat Klasifikasi Arsip
|
Kalabahi – Humas Bawaslu Alor. Arsip bukan sekadar tumpukan kertas usang, melainkan bukti otentik sejarah dan akuntabilitas lembaga. Menyadari hal tersebut, Bawaslu Kabupaten Alor menggelar rapat internal intensif guna memantapkan tata kelola administrasi dan klasifikasi arsip yang berlangsung di aula sekretariat Bawaslu Kabupaten Alor, Selasa (10/02/2026).
Rapat yang dihadiri oleh pimpinan dan jajaran sekretariat ini fokus pada sinkronisasi penyusunan dokumen sesuai dengan Peraturan Bawaslu (Perbawaslu) Nomor 11 Tahun 2020 Tentang Klasifikasi Arsip.
Ketua Bawaslu Alor Orias Langmau dalam araham pembuka mengatakan, untuk menjalankan mandat konstitusional dalam mengawal demokrasi, Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) tidak hanya bertumpu pada ketajaman pengawasan di lapangan, tetapi juga pada kekuatan dokumentasi. menurutnya, kesiapan alat kerja Bawaslu dalam mendukung sistem pengarsipan yang presisi dan akuntabel sangat diperlukan dalam melaksanakan tugas- tugas pengawasan di lapangan.
“jadi tidak serta merta menggunakan seragam atribut untuk melaksanakan tugas pengawasan. namun, perlu persiapan dokumen- dokumen pendukung sebagai alat kerja saat menjalankan tugas pengawasan di lapangan”. ungkap nya. selain itu kata Langmau, perlu adanya dokumen sebagai bukti saat melaksanakan tugas pengawasan berupa foto dan video sehingga dapat mengarsipkannya dengan baik.
Rapat tersebut membahas beberapa poin utama diantaranya terkait tujuan dan kegunaan pengelolaan kearsipan di lembaga pengawas pemilu:
Keseragaman Kode: Menyamakan persepsi mengenai kode klasifikasi agar pencarian dokumen bisa dilakukan dalam hitungan detik.
Digitalisasi: Inisiasi pengarsipan ganda (fisik dan digital) untuk meminimalisir risiko kerusakan data.
Retensi Arsip: Memilah dokumen mana yang harus disimpan secara permanen dan mana yang sudah memasuki masa penyusutan
pengelolaan arsip dengan standar yang baik untuk Menjamin Akuntabilitas; Memastikan setiap tindakan pengawasan dan penindakan pelanggaran memiliki bukti otentik yang dapat dipertanggungjawabkan, Pelestarian Memori Kolektif; Menjaga sejarah perjalanan demokrasi di Alor agar dapat dipelajari oleh generasi pengawas pemilu mendatang dan Keamanan Informasi: Melindungi data sensitif, seperti identitas pelapor atau dokumen strategi pengawasan, dari pihak yang tidak berwenang.
Dalam pengelolaan kearsipan juga memiliki nilai guna yang sangat spesifik, di antaranya, sebagai bahan bukti Hukum; menjadi rujukan utama jika terjadi sengketa proses atau perselisihan hasil pemilihan di Mahkamah Konstitusi, Transparansi Publik: Memudahkan pemenuhan hak informasi masyarakat (melalui PPID) terkait hasil pengawasan yang telah dilakukan. Alat Pengambil Keputusan; Pimpinan Bawaslu menggunakan arsip dari periode sebelumnya sebagai bahan evaluasi dalam menyusun strategi pengawasan di wilayah-wilayah rawan.
pada sesi diskusi, Koordinator Divisi (Kordiv) Penanganan Pelanggaran dan Penyelesaian Sengketa (PPPS) Therlince Loisa Mau mengatakan, tata kelola pengarsipan adalah proses pengelompokan arsip secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan tugas pokok sebuah lembaga yang bertujuan untuk menciptakan keseragaman dalam pengkodean, penyimpanan, dan penyusutan arsipDitambahkan Ince bahwa, dalam hal tata cara penomoran dan pemberian kode surat, secara regulasi telah diatur dalam Perbawaslu Nomor 11 Tahun 2020 Tentang Klasifikasi Arsip. sehingga menjadi acuan bagi kita untuk pemberian penomoran, pemodelan surat dokumen untuk menjalankan tugas- tugas kelembagaan.
hal senada juga disampaikan Kordiv Hukum, Pencegahan, Partisipasi Masyarakat, dan Hubungan Masyarakat Salim Suro Ratu bahwa secara normatif, tata kelola kearsiapan telah diatur dalam Perbawaslu Nomor 11 Tahun 2020. sehingga dalam tata kelola kearsipan, perlu merujuk pada tiap ketentuan yang ada.Ia berharap agar langkah ini merupakan bagian dari transformasi Bawaslu Alor menuju birokrasi yang lebih modern dan transparan. Dengan tertibnya klasifikasi arsip, diharapkan kinerja pengawasan semakin solid dan dapat dipertanggungjawabkan secara administratif.
