Si-BETA Aplikasi Penataan Kearsipan Bawaslu NTT

Kalabahi, Humas Bawaslu Alor- Badan Pengawas Pemilihan Umum (Bawaslu) Provinsi Nusa Tenggara Timur Gelar Rapat Ketatausahaan Pengelolaan Kearsipan secara daring.

Kegiatan yang di lakukan, Rabu (18/08/2021) ini di ikuti oleh seluruh Pimpinan Bawaslu Provinsi NTT, Kepala Sekretariat Bawaslu NTT serta Pimpinan Bawaslu Kabupaten/Kota, Korsek dan Staf  Kesekretariatan 22 Kabupaten/ Kota.

Ketua Bawaslu Prov NTT Thomas M. Djawa, S.H dalam sambutanya mengatakan kegiatan ini dapat memberikan pencerahan dalam upaya penataan kearsipan di kalangan Bawaslu Provinsi NTT.  Kegiatan Penataan dan Pengelolaan Kearsipan akan dilaksanakan melalui Tatap muka (internal)  dan Daring untuk Bawaslu se-NTT.  Aplikasi ini akan diuji cobakan pada Tingkat Provinsi kemudian akan dilanjutkan penerapannya pada Bawaslu Kab/Kota Se NTT.

“Arsip merupakan bukti pertanggung jawaban serta kemajuan suatu lembaga dan membantu kerja-kerja kita”. Ucapnya.

Noldy Tadu Hungu, S.Pt selaku anggota Bawaslu NTT juga menambahkan bahwa, arsip yang baik ketika dicari akan dapat ditemui dengan cepat dan dalam kondisi baik. Hal tersebut bisa terwujud dengan memperhatikan prinsip kearsipan sesuai perubahan-perubahan dalam Perbawaslu yang telah diperbaharui yaitu Perbawaslu Nomor 10,11,12,13,14 berkaitan dengan kearsipan. 

Kesempatan yang sama Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO) Bawaslu NTT, Baharudin Hamzah,M.SI menegaskan bahwa Desain Arsip dalam mode Aplikasi ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja Bawaslu. Aplikasi Si-Beta merupakan Aplikasi yang diharapkan dapat merangkum dan menjadi media penyimpanan elektronik kearsipan untuk penataan arsip dan keamanan arsip yang lebih efektif.

“Istilah Si-BETA, Si berarti Sistem Informasi , sedangkan BETA adalah cetusan kata saya dari bahasa NTT agar lebih diingat”. Tambahnya.

Sementara Melpi M. Marpaung, ST menambahkan  walaupun Aplikasi Si- BETA masih diperuntukan bagi Kearsipan sedang, namun link yang ada akan dibagikan ke tiap Kabupaten /Kota untuk dipergunakan. Aplikasi ini memberikan kemudahan bagi Provinsi dalam mengupload Data dari tiap Kab/Kota  tentunya dengan tetap menjaga kerahasiaannya sehingga diperlukan Admin handal untuk mengoperasikan aplikasi dimaksud.

Kepala Sekretariat Bawaslu NTT Ignasius Jani, S.IP mengutarakan bahwa Aplikasi Si-Beta yang merupakan aplikasi disposisi surat ini bisa dipergunakan untuk penataan arsip yang lebih baik.

Dalam Sesi Perkenalan Aplikasi Si-Beta yang dipresentasikan oleh  Ayatullah dari Biro Hukum dan Humas Bawaslu RI  menjelaskan keunggulan Aplikasi tersebut yaitu  Data terpusat dan terintegrasi antar divisi, Akses Login Back-End,system validasi yang terverivikasi berjenjang diseluruh level,Informasi data bisa tersaji secara detail, fitur pencarian data dikumen lebih mudah dan cepat,  adanya tracking email setiap aktifitas data, Responsive Website Si-Beta dengan berbagai perangkat pintar, keamanan data yang terjamin.  Dalam praktek  pengoperasian yang dipandu langsung Ayatullah mendapat  respon positif dari peserta daring. Diharapkan dalam kurun waktu terdekat setelah  Si-Beta gunakan oleh Bawaslu Provinsi NTT maka akan dilanjutkan untuk diteruskan pengoperasiannya pada Bawaslu Kab/Kota se-NTT.

Daring Pengenalan Aplikasi Si –Beta yang berbasis informasi melalui emai dan bukan Whatsapp ini  berlangsung dengan lancar hingga selesai. *Tim