Sosialisasi Penggunaan E-mail Lembaga, Bawaslu NTT Dukung SPBE

Kalabahi, Humas Bawaslu ALor. Dalam rangka mendukung tugas dan fungsi Badan Pengawas Pemilihan Umum, dan sebagai implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), Pusat Data dan Informasi Bawaslu RI telah membuatkan akun e-mail resmi Lembaga bagi seluruh Pejabat di lingkungan Bawaslu Provinsi dan Bawaslu Kabupaten/Kota sebagai sarana korespondensi resmi, guna menunjang kelancaran pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan, serta mendukung kinerja kesekretariatan.

Mengingat pentingnya hal tersebut, Badan Pengawas Pemilihan Umum ( Bawaslu) Nusa tenggara Timur mengundang Pimpinan Bawaslu Kabupaten/Kota se-NTT untuk mengikuti kegiatan Sosialisasi penggunaan e-mail Lembaga, yang dilaksanakan secara Daring  pada Kamis, 26/08/2021 di Kantor Sekretariat Bawaslu NTT.

Kegiatan diselenggarakan untuk mendukung program pemerintah  dalam penggunaan sitem informasi berbasis teknologi.

Ketua Bawaslu NTT Thomas M. Djawa, SH dalam arahannya, menyampaikan apresiasi kepada Bawaslu RI yang mencetuskan program ini pada era transformasi teknologi dan informasi. Apresiasi juga disampaikan Djawa  kepada Bawaslu NTT yang memfasilitasi kegiatan hari ini sebagai tindak lanjut dari Program kegiatan Bawaslu RI kepada seluruh jajaran Bawaslu Provinsi dan Bawaslu Kabupaten/ Kota.

Terkait program ini, lanjut Djawa, merupakan langkah awal untuk kita memulai pengelolaan e-mail yang ada sehingga perlu diikuti secara baik demi kepentingan lembaga kedepan.

 “Dengan program ini, segala urusan surat menyurat terkait dengan komunikasi internal  kelembagaan dapat dilakukan melalui surat- surat elektronik antar Devisi maupun individual, Saya berharap teman- teman di Bawaslu Kabupaten/Kota mengikuti secara serius”, demikian disampaikan Djawa dalam arahannya.

Staf Bawaslu NTT yang membidangi Data dan Informasi, Abad (sapaan seharian) pada pertemuan itu secara teknis menyampaikan tentang bagaimana cara mengirim dokumen dengan menggunakan aplikasi yang tersedia, secara khusus pada penggunaan  akun e-mail lembaga. 

Secara umum, Abad menggambarkan bahwa dalam penggunaan e-mail  juga perlu digunakan username dan password untuk masuk pada tampilan utama yang mana terdapat menu untuk mengirim berkas  atau dokumen. Ia  menambahakan terkait beberapa fitur yang akan di gunakan, antara lain: fitur scheduling & calendaring, fitur ini berfungsi untuk mencatat semua agenda kegiatan dan untuk membuat surat undangan  serta junk untuk menyaring setiap pesan yang masuk.  Dalam penjelasannya. Abad menyampaikan cara membuat tandatangan dalam e-mail dan membuat e-mail auto reply, Penggunaan e-mail auto reply ini berlaku bagi orang yang melakukan cuti/libur dalam beberapa hari. Salah satu keunggulan dari Zimbra Aplikasi adalah e-mail yang diterima akan secara otomatis mendapat balasan mengenai status yang bersangkutan. Kegiatan berjalan lancar dan diakhiri dengan diskusi.