Proses Kearsipan Satu Pintu Melalui Zimbra Aplikasi

Kalabahi, Humas Bawaslu Alor –Kamis, 26/08/2021, untuk pertama kalinya Bawaslu Provinsi NTT mensosialisasikan Aplikasi Zimbra sebagai tindak lanjut kegiatan Bawaslu RI dalam peluncuran e-mail resmi pertama oleh Ketua Bawaslu RI Abhan, dimana NTT sebagai salah satu Provinsi penerima e-mail selain Prov. Jawa Tengah, Jambi, dan Kalimantan Barat.

Daring yang dibuka oleh Ketua Bawaslu NTT ini diikuti oleh Pimpinan/Kordiv, Korsek, Staf Data dan Informasi Bawaslu Kab/Kota se-NTT. Hadir juga Melpi M. Marpaung, ST, (Kordiv Hukum, Humas, dan Hubal) Baharudin Hamzah, M.Si, (Kordiv SDM dan Data Informasi), serta Ignasius Jani, SIP (Kepala Sekretariat Bawaslu NTT). Sosialisasi penggunaan e-mail Lembaga pada Aplikasi Zimbra dikhususkan untuk menjadi media komunikasi untuk kepentingan Lembaga sesuai etika Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) yang diakses melalui https://mail.bawaslu.go.id/

 Ketua Bawaslu Provinsi NTT, Thomas Djawa, S.H menyatakan bahwa penggunaan email lembaga sebagai sarana korespondensi resmi dalam kegiatan kedinasan dengan tujuan  SPBE ditujukan untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih,  transparan, berkualitas dan terjamin kerahasiaannya.

Melpi menghimbau kepada seluruh  peserta daring Bawaslu Kabupaten/kota se-Provinsi NTT untuk mengikuti secara teknis surat edaran penggunaan email ini secara baik dan tetap melakukan koordinasi dengan operator Provinsi jika menemukan kendala dalam pengoperasiannya. Mantan Anggota Bawaslu Kabupaten Belu ini berharap agar seluruh jajaran Pengawas Pemilu se-Provinsi NTT wajib menjaga kerahasiaan password untuk menghindari penyalahgunaan akun oleh pihak yang tidak bertanggung jawab dan tidak menggunakan surat elektronik resmi Bawaslu untuk hal-hal di luar kepentingan kedinasan.

“Intinya, Aplikasi yang digunakan untuk membantu kelancaran tugas kelembagaan beserta kebijakan yang dibuat merupakan konsolidasi tersistem yang harus dikelola dengan baik agar tidak tumpang tindih disetiap proses kearsipan yang dilakukan lembaga, sehingga benar-benar melalui satu pintu mengingat banyaknya e-mail yang digunakan untuk mendukung kegiatan lembaga”. Demikian paparan singkat Kasek Bawaslu Prov. NTT sebelum kegiatan daring berakhir.